Roczne rozliczenie składki zdrowotnej – jak dokonać go prawidłowo?

Odpowiedzialność, jaka spoczywa na przedsiębiorcach, dotyczy nie tylko efektywnego zarządzania własną działalnością gospodarczą. To również działanie zgodnie z literą prawa, co wiąże się m.in. z dokonywaniem wymaganych rozliczeń – nierzadko skomplikowanych. Do kwestii najbardziej problematycznych w ostatnim czasie należy zaś rozliczanie roczne składki zdrowotnej, obowiązujące przedsiębiorców od 2022 r. Stopień złożoności przepisów sprawia jednak trudności nie tylko samym osobom prowadzącym firmy, ale też specjalistom ds. kadr i płac, a nawet pracownikom ZUS.

Dane niezbędne do rozliczenia składki zdrowotnej

Do rocznego rozliczania składki zdrowotnej zobowiązane są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą opodatkowaną zarówno podatkiem liniowym, jak i na zasadach skali podatkowej oraz ryczałtu ewidencjonowanego – w roku 2025 terminem granicznym w tym zakresie jest 20 maja. Podstawowym wyzwaniem, przed jakim stają przedsiębiorcy, pozostaje przygotowanie kompletu wymaganych danych, a więc:

• liczby miesięcy prowadzenia działalności za pierwszy rok składkowy oraz podlegania obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu,
• obliczonej rocznej podstawy składki,
• wyliczonej wysokości rocznej składki w oparciu o powyższą podstawę,
• wysokości dopłaty albo nadpłaty.

Wątpliwości pojawiają się już na etapie ustalania zakresu, jaki obejmuje rok składkowy. W przypadku osób stosujących ryczałt ewidencjonowany pokrywa się on z rokiem kalendarzowym, ale trzeba pamiętać, że do rozliczenia biorą one pod uwagę przychody osiągnięte od stycznia do grudnia. W firmach rozliczających się podatkiem liniowym albo skalą podatkową rok składkowy obejmuje natomiast okres od lutego do stycznia następnego roku, a rozliczenie opiera się na uzyskanych w roku kalendarzowym dochodach.

Bazowanie na dochodach bądź przychodach stanowi zatem podstawową różnicę przy wyliczaniu podstawy składki zdrowotnej przez przedsiębiorców stawiających na konkretne formy opodatkowania.

Obliczanie podstawy składki i rozliczanie dopłaty lub nadpłaty

Kluczowe znaczenie przy rocznym rozliczaniu składki zdrowotnej ma obliczenie jej podstawy, w oparciu o dochody bądź przychody przedsiębiorstwa. Osoba prowadząca firmę musi w tym przypadku pamiętać o licznych kwestiach, w tym np. o niewliczaniu przychodów osiągniętych podczas zawieszenia działalności, uwzględnieniu ewentualnych zwróconych wierzytelności czy wyłączeniu odpisów amortyzacyjnych z tytułu sprzedaży środka trwałego amortyzowanego przed 2022 r.

Po obliczeniu rocznej podstawy składki zdrowotnej należy następnie porównać ją z sumą składek zapłaconych w ciągu roku składkowego. Jeśli ta pierwsza jest większa od drugiej, konieczne pozostaje uiszczenie dopłaty najpóźniej w tym samym terminie, co przekazanie rozliczenia, a więc do 20 maja 2025 r. Jeżeli jednak okaże się mniejsza, należy złożyć wniosek za pomocą PUE ZUS o zwrot nadpłaty (do 3 czerwca). W przeciwnym razie zostanie ona zaliczona na poczet bieżących bądź przyszłych zobowiązań. Co ważne, jeżeli okaże się, że podstawa składki za pierwszy rok składkowy została wyliczona nieprawidłowo, płatnik musi złożyć korektę do dnia wnioskowania o zwrot nadpłaty albo do 1 lipca, jeśli takiego wniosku nie składa.

Rzetelne rozliczenie składki zdrowotnej

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej jest obowiązkiem, który sprawia niemałe problemy nie tylko samym przedsiębiorcom, ale też wielu osobom zawodowo zajmującym się obsługą kadrowo-płacową. Warto zatem zdecydować się na współpracę z wykwalifikowanymi specjalistami – rzetelne usługi ds. kadr i płac zapewniamy w naszym biurze rachunkowym w Kaliszu. Zapraszamy!