Czym są koszty firmowe i co można do nich zaliczyć?
Pojęcie kosztów firmowych, określanych też jako koszty uzyskania przychodu, jest doskonale znane każdemu przedsiębiorcy. Wykazanie ich w zeznaniu podatkowym pozwala na obniżenie podstawy opodatkowania, a tym samym na zmniejszenie wysokości podatku do zapłacenia. Zaliczanie wydatków firmowych na poczet kosztów uzyskania przychodu jest więc korzystne dla przedsiębiorcy, ale należy pamiętać o tym, że nie wszystkie z nich wliczają się do tej grupy. Wskazanie w rocznym zeznaniu podatkowym wydatków, które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, może pociągnąć za sobą poważne konsekwencje.
Koszty uzyskania przychodu – co można za nie uznać?
Obowiązujące przepisy prawne określają, jakie wydatki firmowe nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu – nie precyzują natomiast tych, które można zaliczyć do tej grupy. W praktyce są nimi koszty, które przedsiębiorca musi ponieść, aby wygenerować przychód albo zabezpieczyć lub zachować jego źródło. Obowiązek udowodnienia, że wskazane wydatki można uznać za takie koszty, a więc wykazania, że pozwoliły one osiągnąć przychody z działalności gospodarczej, spoczywa zaś na podatniku.
Do najpowszechniejszych kosztów uzyskania przychodu zaliczamy między innymi zakup:
- materiałów podstawowych i towarów handlowych,
- sprzętu elektronicznego,
- oprogramowania potrzebnego w pracy firmy,
- abonamentu dla telefonów firmowych,
- akcesoriów biurowych.
Co więcej, kosztami firmowymi mogą być również wydatki na wynagrodzenia pracowników, korzystanie z usług księgowych, utrzymanie siedziby firmy (np. rachunki za media), podróże służbowe czy działania reklamowe. Nie można zaś do nich zaliczyć kosztów poniesionych choćby z powodu spotkania z kontrahentem w restauracji.
Konsekwencje niewłaściwego wskazania kosztów firmowych
Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów tych wydatków, które nie mogą być za nie uznane, może skutkować poważnymi konsekwencjami – finansowymi, ale też prawnymi. Takie działanie powoduje bowiem powstanie zaległości podatkowej, a więc naliczanie odsetek za nieterminowe złożenie dokumentów. Co więcej, jeżeli niewłaściwe zaliczenie kosztów zostanie potraktowane jako wykroczenie albo przestępstwo, przedsiębiorcy grożą znacznie poważniejsze konsekwencje, w tym nawet możliwość kary pozbawienia wolności.
Warto pamiętać, że prawo wymaga nie tylko prawidłowego określenia kosztów firmowych, ale też ich odpowiedniego ewidencjonowania z wykorzystaniem właściwych dokumentów, takich jak np. faktury VAT czy dokumentacja celna. Dobrym pomysłem będzie więc uniknięcie ryzyka i postawienie na współpracę z wykwalifikowanymi księgowymi z naszego sprawdzonego biura rachunkowego w Kaliszu – zapraszamy!
