Delegacje krajowe i zagraniczne pracowników
Wysyłanie pracowników w delegacje bywa podstawą funkcjonowania różnorodnych przedsiębiorstw. W każdym przypadku pracodawca ma obowiązek prawidłowo rozliczyć taki wyjazd po jego zakończeniu, co niekiedy nastręcza niemałych trudności z uwagi na zróżnicowanie i skomplikowanie przepisów w tym zakresie. Co więcej, sprawa może stać się jeszcze bardziej złożona, gdy personel wyjeżdża zarówno w delegacje krajowe, jak i zagraniczne.
Dieta w delegacjach
Prawidłowe rozliczanie delegacji zawsze obejmuje kilka podstawowych wydatków, które podczas wyjazdu ponosi pracownik, a które pracodawca może być zobowiązany pokryć. Jednym z nich jest dieta, a więc kwota przeznaczona na koszty związane z wyżywieniem w czasie podróży. W przypadku delegacji krajowych jej wysokość to 45 złotych, licząc od wyjazdu pracownika do momentu jego powrotu. Przysługuje ona w pełnej wysokości:
- za każdą pełną dobę, jeśli podróż trwa więcej niż 24 godziny,
- za rozpoczętą dobę przekraczającą 8 godzin, jeśli delegacja ma więcej niż 24 godziny,
- za podróż krótszą niż 24, ale dłuższą niż 12 godzin.
Na połowę diety pracownik może zaś liczyć, gdy delegacja trwa od 8 do 12 godzin albo za rozpoczętą dobę nieprzekraczającą 8 godzin w czasie ponad 24-godzinnego wyjazdu.
W przypadku delegacji zagranicznych wysokość diety zależy od kraju, na terenie którego odbywa się podróż. Za niepełną dobę do 8 godzin przysługuje wówczas ⅓ kwoty, połowa za trwającą 8-12 godzin, a cała kwota za dobę przekraczającą 12 godzin. Warto też pamiętać, że zarówno przy delegacjach krajowych, jak i zagranicznych pracodawca ma prawo obniżyć dietę, jeśli zapewni pracownikowi wyżywienie.
Nocleg i dojazd
Rozliczanie diety bywa skomplikowane – znacznie prostsza jest kwestia noclegu. Pracodawca zwraca jego całkowity koszt, pod warunkiem, że pracownik przedstawi fakturę lub rachunek. W przeciwnym razie może liczyć na ryczałt za nocleg krajowy w wysokości 150% diety (67,50 zł). Warunkiem jest czas trwania przekraczający 6 godzin, pomiędzy 21:00 a 7:00. W przypadku noclegu zagranicznego, bez faktury pracownik może otrzymać 25% ryczałtu, przy czym jego wysokość zależy od kraju, w którym przebywał.
Nieodłącznym elementem rozliczania delegacji jest też dojazd do wskazanego miejsca. To pracodawca wyznacza pracownikowi środek transportu i zwraca wydatki na niego – ponownie na podstawie faktury. W przeciwnym razie obowiązuje ryczałt w wysokości 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę – zarówno w delegacji krajowej, jak i zagranicznej. W tej drugiej sytuacji pracownik dodatkowo może ubiegać się o kwotę 10% diety za wydatki na przejazdy komunikacją miejscową.
Jeśli natomiast pracodawca zezwolił pracownikowi na wyjazd prywatnym środkiem transportu, rozliczenie opiera się na stawce za każdy przejechany kilometr, zależnej od rodzaju pojazdu.
Dodatkowe wydatki pracownika
Niekiedy konieczne jest rozliczenie dodatkowych wydatków pracownika, jak np. koszt nadania bagażu, biletów wstępu na targi czy przejazdów autostradą. Czasem pojawia się też kwestia zaliczki w delegacji krajowej lub zagranicznej. Pracodawcy, którzy zatem potrzebują wsparcia w rozliczeniu wyjazdu pracownika, mogą skorzystać z pomocy naszego biura rachunkowego w Kaliszu. Pomożemy w każdej sytuacji, a przy tym zajmiemy się kwestią wliczania wydatków związanych z delegacją w koszty uzyskania przychodu.
