Obowiązkowy adres do e-Doręczeń dla przedsiębiorców

Obowiązki przedsiębiorców w zakresie szeroko rozumianych kwestii administracyjnych coraz częściej realizowane są za pośrednictwem dedykowanych platform cyfrowych. Dotyczy to również korespondencji między firmami a instytucjami państwowymi – od 1 stycznia 2025 roku wiele osób prowadzących działalność będzie więc zobowiązanych do założenia adresu do e-Doręczeń. Jest to usługa pozwalająca na wysyłanie oraz odbieranie oficjalnej korespondencji w formie elektronicznej, która docelowo ma całkowicie zastąpić tradycyjne listy, a także komunikację za pomocą systemu ePUAP.

Czym jest usługa e-Doręczeń?

Od początku 2025 roku adres do e-Doręczeń stanie się wymagany dla bardzo wielu przedsiębiorców. Usługa ta pozwala na korespondencję ze skutkiem równoważnym do listu poleconego za potwierdzeniem odbioru i służy do kontaktu osób prowadzących działalność, a także reprezentujących zawody zaufania publicznego z instytucjami państwowymi. Jej obsługą zajmują się zaś wyłącznie dostawcy usług zaufania, a więc Poczta Polska, jak również kwalifikowani dostawcy, w tym m.in. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych. Założenie adresu do e-Doręczeń jest równoznaczne ze wskazaniem go jako adresu do korespondencji urzędowej, a on sam zostaje zapisany w bazie adresów elektronicznych, którą posługują się wszystkie instytucje korzystające z usługi.

Kto musi założyć adres do e-Doręczeń?

Wykorzystywanie usługi e-Doręczeń pozwoli nie tylko na sprawną komunikację przedsiębiorców z instytucjami publicznymi, ale też na jednoznaczną identyfikację zarówno adresata, jak i nadawcy, a przy tym na zachowanie tajemnicy korespondencji. Ponadto zmniejszy ryzyko jej sfałszowania, zagwarantuje dostęp do akceptowanych prawnie dowodów wysyłki i odbioru oraz danych na temat ich daty i godziny.

Do założenia adresu zobowiązani będą zatem przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG i KRS, inne podmioty niepubliczne wpisane do tego ostatniego, a więc np. fundacje czy stowarzyszenia, a także wielu przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, w tym m.in.:

• radcy prawni,
• adwokaci,
• notariusze,
• doradcy podatkowi lub restrukturyzacyjni,
• rzecznicy patentowi.

Co istotne, osoby reprezentujące powyższe zawody będą zobowiązane do założenia osobnej skrzynki dla siebie oraz dla swojej działalności, jeśli będą ją prowadzić. Korzystanie z e-Doręczeń odbywa się za pomocą Konta Przedsiębiorcy na biznes.gov.pl dla firm, natomiast mObywatel.gov.pl lub edoreczenia.gov.pl są przeznaczone dla osób fizycznych.

Najważniejsze terminy dotyczące e-Doręczeń

Kluczową datą w kontekście adresu do e-Doręczeń jest 1 stycznia 2025 r. – od tego dnia nie tylko przedsiębiorcy będą zobowiązani do rozpoczęcia korzystania z usługi, ale też zaczną jej używać organy administracji publicznej, urzędy centralne oraz jednostki samorządowe. Na dopełnienie tego obowiązku jest jednak więcej czasu – ostatecznym terminem wdrożenia rozwiązania dla firm wpisanych do KRS przed 2025 r. jest bowiem 1 kwietnia 2025, a dla zarejestrowanych w CEIDG – 1 października 2026. Podmioty rejestrowane od 1 stycznia 2025 będą tworzyć swój adres właśnie podczas rejestracji działalności. Warto wspomnieć, że przedsiębiorcy wpisani do CEIDG mogą samodzielnie zarządzać skrzynką, natomiast ci w KRS muszą wyznaczyć administratora.

Choć ostateczne terminy wdrożenia usługi e-Doręczeń mogą wydawać się odległe, nie warto zwlekać z dopełnieniem obowiązku, zwłaszcza biorąc pod uwagę potencjalne przestoje w rozpatrywaniu tysięcy wniosków z całej Polski. W naszym biurze rachunkowym pomożemy więc Klientom z Kalisza, Ostrowa Wlkp. oraz pozostałych miast w założeniu adresu do e-Doręczeń już dziś.