Podróż służbowa – jak rozliczyć nocleg w hotelu?
Wyjazdy w delegacje stanowią nieodłączną część codziennej pracy w wielu branżach, a niekiedy na określonych stanowiskach. W podróż służbową może wybrać się zarówno sam przedsiębiorca, jak i wysłany przez niego pracownik. Niezależnie jednak od tego, kogo dotyczy wyjazd, jego kluczowym elementem jest pobyt w hotelu lub pensjonacie, który trzeba będzie rozliczyć. W jaki sposób należy to zrobić? Czy właściciel firmy rozlicza własną podróż na tych samych zasadach, co rozliczanie pracownika wysłanego w delegację?
Rozliczenie noclegu pracownika w delegacji
Przedsiębiorca wysyłający pracownika w delegację może sam zorganizować dla niego nocleg albo polecić mu zapewnienie sobie miejsca w hotelu samodzielnie. W pierwszym przypadku rozliczenie kosztów uzyskania przychodu zwykle nie stanowi problemu – warunkiem jest odpowiednie udokumentowanie rezerwacji, posiadanie polecenia wyjazdu służbowego oraz wykazanie, że celem było osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie jego źródła (zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).
W drugiej sytuacji mogą jednak pojawić się odmienne scenariusze. Pracownik może bowiem przedstawić pracodawcy fakturę lub rachunek za nocleg – wówczas poniesiony koszt powinien być zwrócony, a wspomniane dokumenty będą stanowić jego dowód. Jeśli jednak zatrudniona osoba nie będzie posiadała potwierdzenia poniesionych kosztów, ma prawo oczekiwać od pracodawcy zwrotu na mocy tzw. ryczałtu za nocleg. To właśnie on może zostać wliczony w koszty uzyskania przychodu w takim przypadku.
W jaki sposób rozliczyć samodzielną podróż służbową przedsiębiorcy?
Jeżeli przedsiębiorca osobiście udaje się w podróż służbową, nie może skorzystać z ryczałtu za nocleg przysługującego pracownikom. Wtedy potwierdzenia kosztów pobytu w hotelu w postaci faktur albo rachunków (paragony nie są wystarczające) zawsze będą konieczne. Warto również pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT, dlatego kosztem będzie cała kwota brutto za nocleg – dotyczy to także delegacji pracowników.
Prawidłowym rozliczaniem noclegów w podróżach służbowych, a także innych kosztów poniesionych w związku z delegacją zajmujemy się w naszym biurze rachunkowym w Kaliszu w ramach usług księgowych dla przedsiębiorstw. Zachęcamy do współpracy!
