Koszty prowadzenia działalności we własnym mieszkaniu

Część przedsiębiorców, zwłaszcza tych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, decyduje się na zarządzanie własnym biznesem z prywatnego mieszkania. Zazwyczaj wynika to z kwestii finansowych – kierowanie firmą z domu nie wymaga bowiem ponoszenia kosztów choćby wynajmu lokalu użytkowego. Wydatków związanych z działalnością nie da się jednak uniknąć, ale podobnie jak w innych przypadkach, prowadzenie biznesu we własnym mieszkaniu także uprawnia do wliczania ich w koszty firmowe. Niemniej jednak w takiej sytuacji określenie, które z nich można zaliczyć na poczet prowadzenia działalności, a które do życia prywatnego, bywa problematyczne.

Zaliczenie czynszu do kosztów firmowych

Wliczanie wydatków w koszty prowadzenia działalności pozwala obniżyć wysokość podatku dochodowego firmy, dlatego konieczne pozostaje ich odpowiednie udokumentowanie przed urzędem skarbowym. W przypadku zarządzania firmą z domu niezbędne jest rozdzielenie wydatków związanych właśnie z biznesem oraz tych dotyczących życia prywatnego. Przepisy prawne nie określają zaś zasad, należy to zrobić, ale istnieje kilka sposobów, które zwykle są uznawane przez urzędników.

Podstawową kwestią jest czynsz za mieszkanie – w tym przypadku sytuacja okazuje się stosunkowo prosta. Najlepszym sposobem będzie obliczenie, jaki procent metrażu mieszkania stanowi przestrzeń, w której prowadzimy działalność, a następnie odniesienie tego procentu do wysokości czynszu i zaliczenie otrzymanej kwoty do kosztów uzyskania przychodu.

Wydatki na media, internet i telefon

Nieco bardziej problematyczne może okazać się wliczenie w koszty firmowe wydatków na media, a więc energię elektryczną, wodę czy gaz. Najdokładniejszą, choć stosunkowo skomplikowaną metodą jest założenie osobnych liczników z myślą o urządzeniach wykorzystywanych podczas pracy. Warto rozważyć też odpowiednie udokumentowanie zużycia w godzinach wykonywania obowiązków służbowych.

Znacznie prostsze jest wykazanie kosztów biznesowych rozmów telefonicznych, w czym może pomóc billing. Jeśli jednak korzystamy z usług telekomunikacyjnych na zasadzie abonamentu, zaliczenie cyklicznej opłaty za niego na poczet wydatków firmowych możliwe jest tylko wtedy, gdy podpiszemy umowę wyłącznie w celach służbowych. Podobnie wygląda sytuacja z użytkowaniem internetu; w obu przypadkach potrzebne będą ponadto faktury przy opłatach abonamentowych. Większych kłopotów nie powinno sprawić również wliczenie w koszty firmowe kupna wyposażenia do domu, jeśli ma ono służyć jedynie celom służbowym – wystarczy wówczas udokumentowanie zakupu.

Odsetki kredytu a działalność w domu

Do najbardziej dotkliwych kosztów ponoszonych przez wielu z nas na co dzień – nie tylko przez przedsiębiorców – należą raty kredytu oraz odsetki. Jeśli prowadzimy działalność w swoim mieszkaniu, te ostatnie można wliczyć w koszty firmowe, przy zachowaniu wysokości odliczenia proporcjonalnej do metrażu wykorzystywanego do celów służbowych. Trzeba też pamiętać, że można postąpić w ten sposób tylko z odsetkami już zapłaconymi lub skapitalizowanymi.

Co więcej, możliwe jest wprowadzenie domu do środków trwałych firmy, jeśli spełnia on niezbędne warunki (m.in. gdy jest własnością lub współwłasnością podatnika, a jego przewidywany okres użytkowania przekracza rok). Odsetki naliczone do tego momentu zwiększają w takiej sytuacji wartość początkową mieszkania jako środka trwałego i mogą zostać zaliczone na poczet kosztów uzyskania przychodu tylko poprzez odpisy amortyzacyjne.

Jeśli więc prowadzisz własną działalność w prywatnym mieszkaniu i nie masz pewności, co możesz zaliczyć do kosztów firmowych albo jak to zrobić, zapraszamy do kontaktu z naszym biurem rachunkowym w Kaliszu.