Okulary korekcyjne w kosztach firmy

Korzystanie z komputera w ramach obowiązków służbowych stało się codziennością niemal w każdej branży. Chociaż znacząco zwiększa wydajność, wygodę i możliwości pracy, sytuacja ta naraża jednocześnie pracowników na potencjalne problemy ze wzrokiem, wynikające z długotrwałego patrzenia na ekran stojący w niewielkiej odległości od oczu. Przedsiębiorcy zatrudniający osoby pracujące przy komputerze mają więc obowiązek zapewnić im okulary korekcyjne lub soczewki kontaktowe w przypadku, w którym pojawi się taka konieczność. W praktyce przyjmuje to postać zwrotu części kosztów ich zakupu — czy jednak takie dofinansowanie można zaliczyć do kosztów firmowych?

Czy zwrot za okulary dla pracownika można zaliczyć do kosztów firmowych?

Obowiązujące przepisy prawne, a dokładnie §2 pkt. 4 i §8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie BHP na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, określają, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikom okulary korekcyjne, jeśli:

• wyniki badania okulistycznego, zleconego przez zakład pracy, wskazują na potrzebę ich używania,
• pracownicy korzystają w pracy z monitora co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy lub dłużej.

Jako że jest to obowiązek narzucony przedsiębiorcom przez prawo, mają oni możliwość zaliczenia wydatków poniesionych w związku z refundacją zakupu okularów bądź soczewek na poczet kosztów uzyskania przychodu.

Trzeba jednak pamiętać, że prawo to przysługuje tylko pracownikom. Przedsiębiorca kupujący okulary dla siebie, nawet jeśli są mu potrzebne do pracy, nie może wliczyć tego wydatku w koszty firmowe, ponieważ organy podatkowe uznają, że jest to wydatek osobisty.

Zwrot kosztów zakupu okularów lub soczewek a PIT i VAT

W kwestii kosztów zakupu okularów korekcyjnych należy wspomnieć również o podatku PIT oraz VAT. Zgodnie z obowiązującymi przepisami ekwiwalenty za świadczenia rzeczowe — a więc refundacja zakupu okularów lub soczewek — które przysługują pracownikowi z tytułu regulacji dot. BHP, są zwolnione z opodatkowania podatkiem dochodowym. Aby jednak można było z tego zwolnienia skorzystać, badanie okulistyczne musi zostać wykonane na podstawie skierowania z miejsca pracy, a nie z prywatnej inicjatywy pracownika.

W przypadku VAT trzeba natomiast pamiętać, że przedsiębiorca nie może odliczyć podatku zawartego w fakturze za zakup okularów lub soczewek. Do tego bowiem wymagane jest, aby kupujący w momencie zakupu stawał się właścicielem kupowanego towaru. Tym zaś staje się pracownik, mimo że faktura wystawiana jest na dane pracodawcy. W efekcie przedsiębiorca nie ma prawa do odliczenia VAT w takim przypadku.

Maksymalna i minimalna wysokość refundacji

Przepisy prawa nie precyzują, jaką wysokość powinna mieć refundacja zakupu okularów bądź soczewek przez pracownika, dlatego pracodawca powinien określić ją samodzielnie, podobnie jak maksymalną częstotliwość zakupów objętych możliwością zwrotu kosztów. Kwota dofinansowania nie powinna być jednak niższa niż koszt robocizny, zakupu niezbędnych szkieł oraz standardowych oprawek.

Jeśli masz dodatkowe pytania na temat refundacji zakupu okularów korekcyjnych dla pracowników lub rozliczania takiego wydatku, zapraszamy do współpracy z naszym biurem rachunkowym w Kaliszu !