Obowiązkowy KSeF – nowe terminy i zmiany w zasadach

Krajowy System e-Faktur, mający na celu automatyzację procesu wystawiania i odbierania elektronicznych faktur ustrukturyzowanych oraz centralizację ich gromadzenia, funkcjonuje już od ponad 3 lat. Docelowo korzystanie z niego ma stać się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorstw, a wdrażanie tego obowiązku realizowane jest etapami. W ostatnim czasie Ministerstwo Finansów wprowadziło zmiany w zakresie terminów, po których przekroczeniu osoby prowadzące działalność gospodarczą będą musiały przejść na KSeF, a także dotyczące zasad użytkowania systemu.

Nowe terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF

Ogólne zasady funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur, podobnie jak korzyści wynikające z jego stosowania, przybliżaliśmy już w jednym z wcześniejszych artykułów. Celem wdrożenia systemu jest ustandaryzowanie oraz zautomatyzowanie obiegu faktur między przedsiębiorstwami a instytucjami państwowymi, a także większa kontrola tych ostatnich nad prawidłowością i legalnością fakturowania.

W ubiegłym roku wprowadzono jednak istotne zmiany w obrębie ustawy określającej zasady funkcjonowania KSeF, które przedsiębiorcy będą musieli wziąć pod uwagę już w nadchodzących miesiącach. Najważniejsze z nich to nowe terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z systemu:

• od 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowy dla podmiotów, których obroty w poprzednim roku przekroczyły 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek zostanie nałożony na wszystkie podmioty.

Od tej reguły przewidziano też kilka wyjątków. Obowiązek korzystania z KSeF ma bowiem nie obejmować m.in. podatników nieposiadających siedziby działalności ani stałego miejsca jej prowadzenia na terenie Polski czy faktur konsumenckich (B2C).

Zmiany wprowadzone do ustawy o KSeF

Nowe ogólne terminy wejścia w życie obowiązku korzystania z KSeF nie są jedynymi wprowadzonymi zmianami. Ministerstwo Finansów wdrożyło również m.in.:

• datę graniczną dla nieuwzględniania numeru KSeF przy realizacji płatności za fakturę (31 lipca 2026),
• stałą możliwość korzystania z trybu offline (z ograniczeniami),

• obowiązek wskazywania NIP jednostki podległej JST na fakturze,
• dobrowolną opcję w systemie pozwalającą na dołączanie załączników do faktur.

Wszystkie zmiany wprowadzone do ustawy można znaleźć na stronie Rządowego Centrum Legislacji.

Przygotowanie do integracji z KSeF

Ostateczne terminy wdrożenia infrastruktury dostosowanej do wymogów KSeF w przedsiębiorstwie są zatem coraz bliższe, dlatego każda osoba prowadząca działalność gospodarczą powinna niezwłocznie przygotować do tego swoją firmę albo – co jest korzystniejszą opcją – powierzyć to zadanie w ręce biura rachunkowego. Przedsiębiorca ma bowiem prawo upoważnić specjalistów ds. rachunkowości do obsługi KSeF w swoim imieniu. Odpowiednie kwalifikacje, a także narzędzia przystosowane do korzystania z systemu, którymi dysponują takie biura – w tym nasze, zlokalizowane w Kaliszu – zapewnią prawidłową integrację z nim, a tym samym niezakłóconą pracę firmy.