Wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF)
W styczniu 2022 roku uruchomiony został Krajowy System e-Faktur, wprowadzony przez Ministerstwo Finansów, który miał na celu przede wszystkim centralizację procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym oraz uszczelnienie podatku VAT. Od jego udostępnienia minął już zatem rok, a korzystanie z rozwiązania wciąż pozostaje dobrowolne dla przedsiębiorców. W ciągu nadchodzących miesięcy stan ten ma się jednak zmienić, a posługiwanie się KSeF stanie się obowiązkowe.
Czym jest i na co pozwala KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest ogólnokrajowym systemem informatycznym, który pozwala przedsiębiorcom na wystawianie oraz odbieranie elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. W ten sposób umożliwia on automatyzację procesów fakturowania i ich przyspieszenie, jak również gromadzenie w centralnym rejestrze. Rozwiązanie funkcjonuje dzięki zintegrowaniu z KSeF programów księgowych używanych przez zainteresowane firmy oraz biura rachunkowe i zapewnia szereg udogodnień, w tym:
- sprawdzanie zgodności wystawianych faktur z wymogami formalnymi,
- nadawanie fakturom unikalnych numerów,
- przekazywanie UPO podmiotom wystawiającym,
- archiwizację faktur,
- dostęp odbiorcy do systemu poprzez uwierzytelnienie w KSeF lub podanie określonych danych.
Warto pamiętać, że przesyłanie faktur ustrukturyzowanych obecnie wciąż musi zostać zaakceptowane przez ich odbiorcę. Bez tej zgody wystawca nadal może korzystać z KSeF, ale musi udostępniać faktury w formie papierowej lub elektronicznej. Ponadto przedsiębiorca ma możliwość używania systemu samodzielnie albo upoważnienia biura księgowego.
Korzyści wynikające z używania KseF
Obecnie korzystanie z KSeF jest dobrowolne, a Ministerstwo Finansów zachęca przedsiębiorców do niego poprzez liczne korzyści, zarówno podatkowe, jak i organizacyjne. Wśród nich można wymienić np. zwolnienie z obowiązku samodzielnego przechowywania faktur oraz przesyłania plików JPK_FA na żądanie urzędów, skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku z 60 do 40 dni, zmniejszenie ryzyka błędów przy fakturowaniu czy automatyzację pracy firmy. Urząd skarbowy może natomiast na bieżąco monitorować transakcje, co usprawnia kontrole VAT i uszczelnia system podatkowy.
Kiedy korzystanie z KSeF stanie się obowiązkowe?
Chociaż Krajowy System e-Faktur nadal jest dobrowolny, to wkrótce ma się to zmienić. Od 1 lipca 2024 roku korzystanie z KSeF stanie się bowiem obowiązkowe dla czynnych podatników VAT, natomiast od 1 stycznia 2025 dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur. Warto więc już teraz zapoznać się z zasadami jego funkcjonowania i wdrożyć go w firmie, do czego niezbędny jest podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna, podpis zaufany albo token wygenerowany przez KSeF. W biurze rachunkowym w Kaliszu pomożemy zaś w dołączeniu do systemu, a także zajmiemy się jego obsługą w imieniu przedsiębiorcy – zapraszamy do współpracy!
