Uwierzytelnienie w KSeF – dostępne metody autoryzacji

Niektórzy przedsiębiorcy właśnie zostali objęci obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, inni w niedługim czasie także będą zobowiązani do posługiwania się nim na co dzień. Niezależnie od tego, czy dana firma musi już używać KSeF, czy wkrótce ją to czeka, pierwszym krokiem zawsze jest uwierzytelnienie przedsiębiorcy w systemie. Pozostaje to niezbędne nie tylko do tego, by móc zacząć z niego korzystać, lecz także do zyskania możliwości nadawania uprawnień osobom trzecim. Często to właśnie one – czy to konkretni pracownicy, czy zewnętrzni księgowi – odpowiadają bowiem za obsługę faktur w przedsiębiorstwie.

Autoryzacja przedsiębiorcy w KSeF

Czasami w przedsiębiorstwie za fakturowanie odpowiadają zatrudnieni na stosownym stanowisku pracownicy, a nie sam przedsiębiorca. Innym razem zadania z tym związane powierzane są w ręce zewnętrznych biur rachunkowych. W obu przypadkach o uprawnieniach konkretnych osób lub podmiotów do KSeF decyduje przedsiębiorca, który musi najpierw sam uwierzytelnić się w systemie. W tym celu co do zasady może skorzystać z:

• profilu zaufanego,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP.

Dostępność poszczególnych metod autoryzacji zależy od rodzaju firmy. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, a więc mających tzw. uprawnienia właścicielskie, logowanie do systemu może nastąpić za pomocą profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego (płatnego). Autoryzacja dla spółek obejmuje natomiast drugi z wymienionych sposobów, a także bezpłatny formularz zgłoszeniowy ZAW-FA składany w urzędzie skarbowym, nadający uprawnienia pojedynczej, wybranej osobie, która może decydować o dalszym przydzielaniu dostępu innym.

Jak nadać uprawnienia pracownikowi lub księgowemu w KSeF?

Po zalogowaniu do KSeF przedsiębiorca zyskuje możliwość szeroko rozumianego zarządzania nie tylko fakturami, lecz także dostępem do systemu dla osób trzecich. W ten sposób może upoważnić np. wybranego pracownika, zewnętrznego księgowego albo współpracujące biuro rachunkowe do obsługi faktur.

W tym celu należy wpisać dane osoby fizycznej lub podmiotu, który ma zostać uprawniony do logowania w KSeF na konto przedsiębiorcy. Jeśli jest to np. pracownik firmy albo konkretny specjalista ds. księgowości pracujący w zewnętrznym biurze, wówczas będzie on mógł przejść uwierzytelnienie za pomocą profilu zaufanego lub płatnego podpisu kwalifikowanego. Biuro rachunkowe – bez wskazywania danego księgowego – może natomiast skorzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP.

Najwygodniejszą opcją pozostaje jednak wygenerowanie przez przedsiębiorcę specjalnego tokena, który umożliwi autoryzację wybranej osobie (dowolnej, dlatego nie wymaga podawania żadnych danych osobowych) albo podmiotowi, a zarazem będzie określał przyznane uprawnienia.

Alternatywne metody uwierzytelnienia

Warto wspomnieć, że do KSeF dostęp mają też podmioty, które nie są uprawnione do korzystania z niego, np. firmy zagraniczne. Te, jeśli chcą odebrać pojedynczą fakturę wystawioną przez polskie przedsiębiorstwo, mogą skorzystać z dostępu anonimowego, podając takie dane jak m.in. numer faktury oraz numer jej identyfikacji w KSeF, identyfikator nabywcy i kwotę należności.

Istnieje też metoda uwierzytelniania w postaci certyfikatu KSeF, służącego do logowania oraz weryfikacji uprawnień zwłaszcza w szczególnych przypadkach jak awaria systemu. Wydawany jest on na 2 lata i może się nim posługiwać wyłącznie osoba, której dotyczy.

W naszym biurze rachunkowym pomagamy przedsiębiorcom z Kalisza, Ostrowa Wlkp. oraz innych miast w całej Polsce w logowaniu do KSeF, a także prawidłowym korzystaniu z niego. Sami również oferujemy obsługę faktur w ramach systemu i przeprowadzamy przez proces nadawania uprawnień. Zapraszamy!